Elk bedrijf begint met spreadsheets. Ze zijn gratis, vertrouwd en echt nuttig zolang u klein bent. Maar er komt een punt waarop het spreadsheet dat u hielp juist datgene wordt wat u afremt — en die grens gaat u geleidelijk over, en dan opeens helemaal.
Deze gids is voor ondernemers en operationeel managers die vermoeden dat hun team spreadsheets is ontgroeid, maar niet zeker weten of het probleem groot genoeg is om iets beters te laten bouwen.
De signalen dat het tijd is voor een echte tool
Zeven duidelijke signalen wijzen erop dat spreadsheets eerder een last dan een hulpmiddel zijn geworden.
Meerdere mensen bewerken dezelfde gegevens. Werken twee mensen tegelijk dezelfde regel bij, dan verliest er één zijn werk. Gebruikt iemand de verkeerde versie van het bestand, dan worden besluiten op verouderde gegevens genomen. Dat is geen kwestie van afspraken: het is een fundamentele beperking van spreadsheets die met geen enkele discipline te verhelpen is.
U heeft goedkeuringen of processen nodig. Moet een offerte worden goedgekeurd voordat die naar de klant gaat, vereist een inkooporder akkoord van een manager, of moet de personeelsafdeling de gegevens van een nieuwe medewerker controleren — die processen bestaan niet in een spreadsheet. Mensen mailen elkaar, vergeten het bestand bij te werken, en versiebeheer wordt een dagtaak.
Gegevens invoeren is repeterend en foutgevoelig. Kopieert uw team dezelfde klantgegevens uit de e-mail naar een spreadsheet, of zet men gegevens handmatig over tussen twee spreadsheets omdat die niet kunnen koppelen, dan betaalt u mensen voor werk dat een systeem automatisch zou moeten doen.
U heeft realtime inzicht nodig. Een spreadsheet toont de stand van zaken op het moment dat iemand die voor het laatst bijwerkte. Bedrijven die nu hun voorraad, nu hun openstaande taken of nu hun verkooppijplijn moeten kennen, krijgen dat niet uit een spreadsheet, hoe zorgvuldig die ook wordt bijgehouden.
Rapportages kosten uren. Vergt het weekrapport het openen van vier spreadsheets, gegevens overzetten naar een vijfde, draaitabellen maken en grafieken bouwen, dan zijn dat uren werk voor iets wat minuten zou moeten kosten. Een goede interne tool genereert elk gewenst rapport in seconden.
Traceerbaarheid telt. Gaat er iets mis, kunt u dan zeggen wie wat wanneer wijzigde? Spreadsheets hebben geen serieuze audit trail. Een interne tool registreert elke wijziging, door wie en op welk moment. Voor bedrijven in een gereguleerde sector of die klantgegevens onder de AVG verwerken, is dat geen luxe.
Uw team groeit. Met vijf mensen weet iedereen waar de spreadsheets staan en hoe ze werken. Met vijftien wordt het beheren van toegang, versies en processen een flinke operationele last. Nieuwe medewerkers doen er weken over om ‘het systeem’ te doorgronden — als je het al zo kunt noemen.
Het rendement is duidelijk
De financiële onderbouwing voor het vervangen van spreadsheets wordt meestal duidelijk zodra u die eerlijk uitrekent.
Zijn uw acht medewerkers elk twee uur per week kwijt aan het bijhouden en bijwerken van spreadsheets — het juiste bestand zoeken, fouten herstellen, rapportages maken — dan is dat 16 uur per week, oftewel 832 uur per jaar. Bij integrale kosten van € 35 per uur per persoon komt dat neer op € 29.120 per jaar aan loonkosten die opgaan aan spreadsheetbeheer.
Een interne tool op maat kost voor een bedrijf van deze omvang doorgaans € 8.000 tot € 20.000 om te bouwen. In de meeste gevallen verdient die zichzelf binnen 6 tot 12 maanden terug.
Naast de directe tijdwinst zijn er voordelen die zich lastiger laten becijferen: minder fouten en dus minder problemen bij klanten, sneller besluiten omdat de gegevens altijd actueel zijn, en minder stress voor uw operationele team, dat niet langer de spreadsheetpolitie hoeft te spelen.
Waarmee te beginnen
U hoeft niet alle spreadsheets tegelijk te vervangen. Sterker nog: dat proberen is een van de meest voorkomende manieren waarop dit soort projecten mislukt — de omvang wordt overweldigend en er komt niets uit.
Begin met het spreadsheet dat de meeste pijn doet. Niet het meest complexe, niet dat met de meeste gegevens: dat waar uw team het vaakst over klaagt, dat de meeste fouten veroorzaakt, dat het meeste heen en weer geloop oplevert.
Bouw een gerichte tool die dat ene probleem goed oplost. Laat uw team het verschil zien. De tijdwinst en de afgenomen frustratie zorgen voor draagvlak voor de volgende stap. Breid daarna uit.
Wij zien dit patroon steeds terug bij Europese bedrijven: een onderneming van 15 personen die op tientallen spreadsheets draait. Na het bouwen van één interne tool die de belangrijkste ervan vervangt, bespaart men 15 uur per week of meer. Dat zijn 780 uur per jaar die teruggaan naar echt productief werk. En omdat de eerste tool werkte, is het team enthousiast om het volgende spreadsheet te vervangen.
Interne tools die wij het vaakst bouwen
De interne tools die wij het vaakst bouwen voor Europese mkb-bedrijven vallen in een paar categorieën: systemen voor klant- en projectbeheer die het CRM-in-een-spreadsheet vervangen, voorraadbeheer voor bedrijven met fysieke goederen, goedkeuringstools voor inkooporders en offertes, hulpmiddelen voor het inwerken van nieuwe medewerkers, en operationele dashboards die gegevens uit meerdere bronnen in één beeld samenbrengen.
In de meeste bedrijven begint elk van deze als een spreadsheet. En elk ervan werkt beter als een echte tool.
Interested in a solution like this?
Tell us about your business needs. We'll scope a custom solution with a fixed price.
Get a free quote →