Ogni impresa inizia con i fogli di calcolo. Sono gratuiti, familiari e davvero utili quando si è piccoli. Ma arriva un momento in cui il foglio di calcolo che vi aiutava diventa ciò che vi rallenta, e si supera quella soglia in modo graduale, poi all'improvviso.
Questa guida è per titolari e responsabili operativi che sospettano che il proprio team abbia superato i fogli di calcolo, ma non sono sicuri che il problema sia abbastanza grave da giustificare la realizzazione di qualcosa di meglio.
I segnali che è ora di costruire uno strumento
Ci sono sette segnali chiari che i fogli di calcolo sono diventati un peso invece di una risorsa.
Più persone modificano gli stessi dati. Quando due persone aggiornano la stessa riga nello stesso momento, una delle due perde il proprio lavoro. Quando qualcuno usa la versione sbagliata del file, si prendono decisioni su dati superati. Non è un problema di processo: è un limite strutturale dei fogli di calcolo che nessuna disciplina riesce a risolvere.
Vi servono approvazioni o flussi di lavoro. Se un preventivo richiede un'autorizzazione prima di essere inviato al cliente, se un ordine d'acquisto richiede l'approvazione di un responsabile o se la scheda di un nuovo dipendente deve passare dalle risorse umane, questi flussi non esistono nei fogli di calcolo. Le persone si scrivono e-mail, dimenticano di aggiornare il file e il controllo delle versioni diventa un lavoro a tempo pieno.
L'inserimento dei dati è ripetitivo e soggetto a errori. Se il vostro team copia le stesse informazioni sui clienti dalle e-mail a un foglio di calcolo, o trasferisce a mano dati tra due fogli perché non possono comunicare, state pagando delle persone per un lavoro che un sistema dovrebbe svolgere automaticamente.
Vi serve visibilità in tempo reale. I fogli di calcolo mostrano lo stato delle cose all'ultimo aggiornamento. Le imprese che devono sapere le giacenze adesso, le attività aperte adesso o la pipeline commerciale adesso non possono ottenerlo da un foglio di calcolo, per quanto accuratamente sia tenuto.
I report richiedono ore. Se preparare il report operativo settimanale significa aprire quattro fogli di calcolo, copiare i dati in un quinto, costruire tabelle pivot e creare grafici, sono ore di lavoro che dovrebbero richiedere minuti. Uno strumento interno vero genera qualsiasi report vi serva in pochi secondi.
La tracciabilità conta. Quando qualcosa va storto, riuscite a dire chi ha modificato cosa e quando? I fogli di calcolo non hanno una tracciabilità significativa. Gli strumenti interni registrano ogni modifica, con autore e orario. Per le imprese in settori regolamentati o che trattano dati di clienti soggetti al GDPR, non è un optional.
Il team sta crescendo. Con cinque persone tutti sanno dove sono i fogli e come usarli. Con quindici, gestire accessi, versioni e processi diventa un onere operativo notevole. I nuovi assunti impiegano settimane a capire «il sistema», se così si può chiamare.
Il ritorno dell'investimento è evidente
Il calcolo economico per sostituire i fogli di calcolo è di solito chiaro, una volta fatto con onestà.
Se il vostro team di otto persone dedica due ore a settimana ciascuno a gestire e aggiornare fogli di calcolo — cercare il file giusto, correggere errori, preparare report — sono 16 ore a settimana, 832 ore all'anno. A un costo aziendale complessivo di 35 € l'ora a persona, si tratta di 29.120 € all'anno di lavoro speso nella gestione di fogli di calcolo.
Uno strumento interno su misura per un'impresa di queste dimensioni costa di norma tra 8.000 € e 20.000 €. Nella maggior parte dei casi si ripaga entro 6-12 mesi.
Oltre al risparmio diretto di tempo ci sono vantaggi più difficili da quantificare: meno errori e quindi meno problemi con i clienti, decisioni più rapide perché i dati sono sempre aggiornati e meno stress per il team operativo, che non deve più fare da vigile dei fogli di calcolo.
Cosa realizzare per primo
Non dovete sostituire tutti i fogli di calcolo in una volta. Anzi, provarci è uno dei modi più comuni in cui questi progetti falliscono: il perimetro diventa ingestibile e non si consegna nulla.
Partite dal foglio di calcolo che crea più difficoltà. Non il più complesso, non quello che contiene più dati: quello di cui il team si lamenta di più, quello che genera più errori, quello che costringe al maggior numero di scambi tra persone.
Realizzate uno strumento circoscritto che risolva bene quel singolo problema. Mostrate al team la differenza. Il tempo risparmiato e la minore frustrazione creano l'adesione necessaria per la fase successiva. Poi ampliate.
Vediamo questo schema ripetersi costantemente nelle imprese europee: un'azienda di 15 persone che lavora su decine di fogli di calcolo. Dopo aver realizzato un solo strumento interno che sostituisce i più critici, risparmia 15 ore a settimana o più. Sono 780 ore all'anno restituite al lavoro davvero produttivo. E poiché il primo strumento ha funzionato, il team è entusiasta di sostituire il foglio successivo.
Gli strumenti interni che realizziamo più spesso
Gli strumenti interni che realizziamo più frequentemente per le piccole e medie imprese europee rientrano in poche categorie: sistemi di gestione di clienti e progetti che sostituiscono il «CRM dentro un foglio di calcolo», gestione del magazzino e delle giacenze per chi tratta beni fisici, strumenti per i flussi di approvazione di ordini d'acquisto e preventivi, registri per l'inserimento dei nuovi dipendenti e dashboard operative che riuniscono dati da più fonti in un'unica vista.
Nella maggior parte delle imprese ognuno di questi nasce come foglio di calcolo. E ognuno funziona meglio come strumento vero.
Interested in a solution like this?
Tell us about your business needs. We'll scope a custom solution with a fixed price.
Get a free quote →