Die meisten Unternehmen beginnen mit Standardsoftware. Sie ist erschwinglich, schnell eingerichtet und erfüllt ihren Zweck. Wächst Ihr Unternehmen jedoch, kämpfen Sie irgendwann gegen genau die Werkzeuge, die Ihnen einmal geholfen haben.
Erkennen Sie eines dieser fünf Anzeichen, ist es vielleicht Zeit für Individualsoftware.
Anzeichen 1: Ihr Team nutzt 20 % dessen, was Sie zahlen
Denken Sie an Ihr CRM, Ihr Projektwerkzeug oder Ihre Buchhaltungssoftware. Wie viele Funktionen nutzt Ihr Team wirklich? Wenn Sie 50 Funktionen bezahlen und 10 nutzen, geben Sie Geld für Software aus, die für den Ablauf eines anderen entworfen wurde – nicht für Ihren.
Die versteckten Kosten: Monatliche Gebühren summieren sich. Für ein Team von 20 Personen kostet selbst ein Werkzeug zu 15 € pro Nutzer und Monat 3.600 € pro Jahr. Multipliziert mit 3 bis 4 Werkzeugen geben Sie mehr aus, als ein eigenes System im gleichen Zeitraum kosten würde.
Anzeichen 2: Sie haben aufwendige Behelfslösungen in Tabellen gebaut
Ihre Software kann nicht alles, was Sie brauchen. Also füllt Ihr Team die Lücken mit Tabellen, WhatsApp-Nachrichten oder Notizzetteln. Ihre wichtigen Geschäftsdaten liegen über drei Werkzeuge verstreut, und niemand hat das vollständige Bild.
Das eigentliche Problem: Verlässt eine Person das Unternehmen, geht ihr Wissen mit, weil es nie im System erfasst wurde.
Anzeichen 3: Ihr Vertriebsprozess passt nicht zu Ihrem CRM
Ihr Vertrieb hat einen echten Prozess – von der Anfrage bis zum Abschluss. Ihr CRM zwingt ihn aber durch andere Schritte. Man überspringt Stufen, die nicht passen, legt Dubletten an, um Grenzen zu umgehen, und die Daten werden unzuverlässig.
Die Folge: Die Geschäftsführung kann den Zahlen nicht vertrauen. Prognosen sind falsch. Wichtige Abschlüsse gehen unter.
Anzeichen 4: Werkzeuge zu verbinden ist ein Vollzeitjob
Ihr Team verbringt mehr Zeit damit, Daten manuell zwischen Systemen zu übertragen, als mit der eigentlichen Arbeit. Kundendaten aus E-Mails ins CRM kopieren. Auftragsnummern aus dem Shop erneut in die Buchhaltung eintragen.
Die Kosten in Zeit: Schon 15 Minuten pro Tag und Person ergeben bei fünf Personen 650 verlorene Stunden pro Jahr.
Anzeichen 5: Sie können nicht auswerten, was zählt
Ihre Geschäftsführung braucht bestimmte Berichte: Pipelinewert nach Produkt, Kundenwert über die Lebensdauer, Arbeitsauslastung. Ihre Werkzeuge erzeugen diese Berichte aber nicht automatisch. Also zieht jemand jede Woche stundenlang Daten aus mehreren Quellen zusammen.
Die Konsequenz: Entscheidungen fallen auf Basis veralteter Informationen. Chancen gehen verloren, weil die Daten nie ganz stimmen.
Was tun, wenn Sie diese Anzeichen erkennen
Treffen zwei oder mehr auf Ihr Unternehmen zu, sind Sie reif für Individualsoftware. Ihre nächsten Schritte:
1. Probleme dokumentieren. Listen Sie jede Behelfslösung Ihres Teams auf. Notieren Sie jeden Bericht, der nicht erzeugt werden kann. Zählen Sie jede Stunde, die für manuelle Datenübertragung verloren geht.
2. Mit einer Agentur sprechen. Teilen Sie die dokumentierten Probleme. Eine gute Agentur sagt Ihnen offen, ob Individualsoftware in Ihrer Situation sinnvoll ist.
3. Klein anfangen. Sie müssen nicht alle Werkzeuge auf einmal ersetzen. Nehmen Sie das, das am meisten schmerzt. Bauen Sie eine klar abgegrenzte Lösung. Beweisen Sie den Nutzen. Dann erweitern Sie.
Wann Individualsoftware nicht die Antwort ist
Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Sind die Probleme kleine Behelfslösungen und Ihr Team insgesamt zufrieden, bleiben Sie bei dem, was Sie haben. Individualsoftware ist für Unternehmen, die von ihren bestehenden Werkzeugen wirklich gebremst werden.
Wenn Sie unsicher sind: Das Erstgespräch ist kostenlos. Wir sagen Ihnen offen, ob Individualsoftware in Ihrer Situation sinnvoll ist – oder ob Sie Ihre bestehenden Werkzeuge einfach besser einrichten sollten.
Interested in a solution like this?
Tell us about your business needs. We'll scope a custom solution with a fixed price.
Get a free quote →