De meeste bedrijven beginnen met standaardsoftware. Die is betaalbaar, snel op te zetten en doet wat hij moet doen. Maar naarmate uw bedrijf groeit, kunt u merken dat u vecht tegen precies de tools die u ooit hielpen.
Herkent u zich in een van deze vijf signalen, dan is het misschien tijd om software op maat te overwegen.
Signaal 1: uw team gebruikt 20% van waarvoor u betaalt
Denk aan uw CRM, uw projectmanagementtool of uw boekhoudsoftware. Hoeveel functies gebruikt uw team werkelijk? Betaalt u voor 50 functies en gebruikt u er 10, dan geeft u geld uit aan software die is ontworpen rond de werkwijze van iemand anders — niet de uwe.
De verborgen kosten: maandelijkse abonnementen tellen op. Voor een team van 20 personen kost zelfs een tool van € 15 per gebruiker per maand al € 3.600 per jaar. Vermenigvuldig dat met 3 of 4 tools en u geeft meer uit dan een systeem op maat over dezelfde periode zou kosten.
Signaal 2: u heeft ingewikkelde noodoplossingen in spreadsheets gebouwd
Uw software doet niet alles wat u nodig heeft. Uw team vult de gaten daarom met spreadsheets, WhatsApp-berichten of post-its. Uw bedrijfskritische gegevens liggen verspreid over drie verschillende tools en niemand heeft het volledige beeld.
Het echte probleem: vertrekt een teamlid, dan vertrekt de kennis mee, omdat die nooit in het systeem is vastgelegd.
Signaal 3: uw verkoopproces past niet bij uw CRM
Uw verkoopteam heeft een echt proces — van het werven van leads tot het sluiten van de deal. Maar uw CRM dwingt er andere stappen doorheen. Men slaat stappen over die niet van toepassing zijn, maakt dubbele records aan om beperkingen te omzeilen, en de gegevens worden onbetrouwbaar.
Het gevolg: de directie kan de cijfers niet vertrouwen. Prognoses kloppen niet. Belangrijke deals glippen weg.
Signaal 4: tools koppelen is een dagtaak
Uw team is meer tijd kwijt aan het handmatig overzetten van gegevens tussen systemen dan aan het eigenlijke werk. Klantgegevens vanuit e-mail in het CRM plakken. Ordernummers uit de webshop opnieuw intypen in de boekhouding.
Wat dat aan tijd kost: zelfs 15 minuten per dag per medewerker is voor een team van 5 al 650 verloren uren per jaar.
Signaal 5: u kunt niet rapporteren over wat ertoe doet
Uw directie heeft specifieke rapportages nodig: pijplijnwaarde per product, klantwaarde over de looptijd, werkdruk per medewerker. Maar uw tools genereren die niet automatisch. Iemand is dus elke week uren bezig met gegevens uit meerdere bronnen halen.
De consequentie: besluiten worden genomen op verouderde informatie. Kansen worden gemist omdat de gegevens nooit helemaal kloppen.
Wat te doen als u deze signalen herkent
Gelden er twee of meer voor uw bedrijf, dan bent u toe aan software op maat. Dit is uw volgende stap:
1. Leg de problemen vast. Noteer elke noodoplossing die uw team gebruikt. Schrijf op welke rapportage niet te maken is. Tel elk uur dat verloren gaat aan handmatig gegevens overzetten.
2. Ga in gesprek met een bureau. Deel die vastgelegde problemen. Een goed bureau zegt eerlijk of software op maat in uw situatie zinvol is.
3. Begin klein. U hoeft niet alle tools tegelijk te vervangen. Kies degene die de meeste pijn doet. Bouw daar een gerichte oplossing voor. Bewijs de waarde. Breid daarna uit.
Wanneer software op maat niet het antwoord is
Wees eerlijk tegen uzelf. Blijven de problemen beperkt tot een paar kleine noodoplossingen en is uw team over het geheel tevreden, blijf dan bij wat u heeft. Software op maat is voor bedrijven die door hun huidige tools werkelijk worden opgehouden.
Twijfelt u, dan is het eerste gesprek gratis. Wij zeggen eerlijk of software op maat in uw situatie zinvol is — of dat u beter eerst uw bestaande tools beter kunt inrichten.
Interested in a solution like this?
Tell us about your business needs. We'll scope a custom solution with a fixed price.
Get a free quote →