La maggior parte delle imprese inizia con software standard. Costa poco, si configura in fretta e fa il suo lavoro. Ma quando l'impresa cresce, può capitare di ritrovarsi a combattere proprio con gli strumenti che all'inizio la aiutavano.
Se riconoscete uno di questi cinque segnali, potrebbe essere il momento di valutare un software su misura.
Segnale 1: il vostro team usa il 20% di ciò che pagate
Pensate al vostro CRM, allo strumento di gestione dei progetti o al software contabile. Quante funzionalità usa davvero il vostro team? Se pagate 50 funzioni e ne usate 10, state buttando soldi in un software progettato sul flusso di lavoro di qualcun altro, non sul vostro.
Il costo nascosto: i canoni mensili si sommano. Per un team di 20 persone, anche uno strumento da 15 € per utente al mese costa 3.600 € all'anno. Moltiplicatelo per 3-4 strumenti e state spendendo più di quanto costerebbe un sistema su misura nello stesso periodo.
Segnale 2: avete costruito elaborate soluzioni di ripiego con i fogli di calcolo
Il vostro software non fa tutto ciò che vi serve. Così il team colma le lacune con fogli di calcolo, messaggi WhatsApp o foglietti adesivi. I dati aziendali critici sono sparsi su tre strumenti diversi e nessuno ha un quadro completo.
Il problema reale: quando una persona lascia l'azienda, la sua conoscenza se ne va con lei, perché non è mai stata registrata nel sistema.
Segnale 3: il vostro processo commerciale non corrisponde al CRM
Il vostro reparto commerciale ha un processo reale, dalla generazione del contatto alla chiusura. Ma il CRM lo costringe a passaggi diversi. Salta le fasi che non si applicano, crea record duplicati per aggirare i limiti e i dati diventano inaffidabili.
L'effetto: la direzione non può fidarsi dei numeri. Le previsioni sono sbagliate. Trattative importanti si perdono per strada.
Segnale 4: integrare gli strumenti è un lavoro a tempo pieno
Il vostro team passa più tempo a trasferire dati manualmente tra sistemi che a fare il proprio lavoro. Copiare i dati dei clienti dalle e-mail al CRM. Reinserire i numeri d'ordine dal negozio nella contabilità.
Il costo in tempo: anche solo 15 minuti al giorno per persona, in un team di 5, fanno 650 ore all'anno di tempo sprecato.
Segnale 5: non riuscite a ottenere i report che contano
La direzione ha bisogno di report specifici: valore della pipeline per prodotto, valore del cliente nel tempo, carico di lavoro del personale. Ma i vostri strumenti non li generano automaticamente. Così qualcuno passa ore ogni settimana a estrarre dati a mano da più fonti.
La conseguenza: le decisioni si prendono su informazioni superate. Si perdono opportunità perché i dati non sono mai del tutto corretti.
Cosa fare quando riconoscete questi segnali
Se due o più di questi punti descrivono la vostra impresa, siete pronti per un software su misura. Ecco i passi successivi:
1. Documentate i problemi. Elencate ogni soluzione di ripiego che il team usa. Annotate ogni report che non riuscite a generare. Contate ogni ora sprecata nel trasferimento manuale dei dati.
2. Parlatene con un'agenzia. Condividete i problemi che avete documentato. Una buona agenzia vi dirà con onestà se un software su misura ha senso nella vostra situazione.
3. Partite in piccolo. Non dovete sostituire tutti gli strumenti in una volta. Scegliete quello che crea più difficoltà. Realizzate una soluzione circoscritta. Dimostratene il valore. Poi ampliate.
Quando un software su misura non è la risposta
Siate onesti con voi stessi. Se le difficoltà sono piccole soluzioni di ripiego e il team è nel complesso soddisfatto, restate con quello che avete. Il software su misura è per le imprese in cui gli strumenti attuali sono un freno reale.
Se non siete sicuri, la call conoscitiva è gratuita. Vi diremo con onestà se un software su misura ha senso nella vostra situazione, oppure se vi conviene semplicemente configurare meglio gli strumenti che già avete.
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